Brug af Zoom eller Teams ved møder

Året 2020 var tidspunktet hvor mange stiftede bekendtskab med online møder, webinarer, undervisning mm. Bestyrelsen og mange grundejere har i den sammenhæng spekuleret i at anvende denne løsning til afholdelse af generalforsamlinger. Jeg vil her prøve at beskrive nogle af udforingerne vi/jeg ser i dette

Da vi i marts 2020 måtte sande at den generalforsamling, vi netop havde indbudt vores medlemmer til, ikke kunne afholdes som først forventet – gik tankerne i gang. Kunne vi indkalde til møde af anden vej. Jeg havde på det tidspunkt brugt såvel livestreaming som online møder, men kunne vi også implementere en sådan løsning i foreningen?

Det første jeg gjorde var at se på de overordnede udfordringer.

  1. Ville det være noget vores dirigent ville godkende
  2. Ville det kunne gøres indenfor vedtægternes rammer
  3. Ville grundejerne være istand til at deltage
  4. Ville man udelukke nogen fra at deltage
  5. Ville det være praktisk muligt

Meget naturligt (synes jeg) startede jeg med at tage kontakt til vores dirigent som i de sidste mange år har styret slaget på fornem vis. Vi diskuterede om vejen var farbar. Vi blev forholdsvis hurtig enige om at det kunne godkendes under de særlige forhold som Covid-19 har introduceret hos os og ville kunne rummes indenfor vedtægterne. Vi kunne være mere bekymret om hvorvidt alle grundejere kunne håndtere at deltage i en “online generalforsamling” og om vi som forsamling kunne styrer slaget gang. Brugen af teknologi kan for dem der har det inde på livet i hverdagen synes meget enkelt. Jeg har som nævnt deltaget i mange video og online møder og de fleste der får et link tilsendt kan også finde ud af at klikke på det.. men ikke alle. Det har mange gange noget med alder at gøre, men ikke altid. Faktisk har jeg set personer i tyverne være dårligere til at udnytte teknologi end personer i tresserne og halvfjerserne, men ingen tvivl om at det hovedsagligt vil kunne være en udfordring for den ældre generation.

Det praktiske

Det var nok mest af alt når det kommer til den praktiske gennemførelse af løsningen at problemerne vil melde sig. Ikke at praktikken ikke kan løses, men kan den løses indenfor en rimelig tid spurgte vi os selv.

For at kunne implementere løsningen skulle vi se på en række faktorer og løse dem

  1. Et online værktøj der kan håndtere et møde med ca 700 grundejere
  2. Kendskab til grundejerne digitalt – e-mail, mobilnummer etc
  3. Tilladelse til at henvende os til grundejerne ad den vej – samtykke
  4. Sikkerhed for at en afstemning kunne ske retfærdigt og korrekt
  5. Sikkerhed for at systemet virkede/”var oppe” i samtlige 4 timer en generalforsamling normalt tager

Læser man på anbefalinger fra eksperter så er de fleste overbevist om, at man ikke bør holde interaktive møder via f.eks. Zoom på over 200 deltagere (live streaming kan gå højere) – og praktisk stopper de fleste udgaver af f.eks. Zoom ved 500 deltagere – vi er ca 1800 personer i foreningen – hvem skulle ikke være med. Jeg ved godt vi heller ikke kan være dette antal i det lokale vi normalt bruger til afholdelse af generalforsamlingen, men man kunne også forestille sig, der var flere der ville være med, når man kunne deltage hjemme fra sofaen

Det faktum, at vi ikke kender grundejerne digitalt giver også visse udfordringer. De kan naturligvis løses. Man kunne bede dem om at registrere sig inden, give samtykke og foretage login med sin NemID for derefter at modtage et link. Men vi har ikke et sådan system i foreningen, og der er mig bekendt ikke nogen hurtig løsning eller hyldevarer, der giver denne funktion – og jeg har ledt, finder I det så give mig besked.

I foråret var teknologien ikke helt robust, men den blev hurtigt bedre. Man kunne derfor frygte at “linjen” ville bryde ned nogle gang og generalforsamlingen vil gå i stå så længe.

Konklusionen

Vores/min konklusion i foråret – og i dag – er at løsningen med en virtuel generalforsamling er god idé og vil komme. Det er dog ikke praktisk muligt pt, og vi skal se på hvordan vi håndtere det faktum, at der vil være nogen der er udelukket for at deltage. Jeg håber meget på at der findes løsninger så vi fremadrettet kan tilbyde denne mulighed. Jeg opfordre til at nogen ser på mulighederne.

%d bloggers like this: